Auf dem Markt findet sich eine Vielzahl von Tools und Softwares, die dazu beitragen, den Arbeitsalltag zu organisieren, Aufgaben zu automatisieren und unternehmensinterne Prozesse effizienter gestalten. Vor allem in den Bereichen der Buchführung, Planung und Kommunikation stehen sie Unternehmern bei den täglichen Aufgaben unterstützend zur Verfügung. Doch welche dieser beliebten und beworbenen Tools sind tatsächlich für Start-ups und andere Unternehmen sinnvoll – und auf welche können Sie in der Regel verzichten? Dieser Artikel bietet Ihnen einen umfangreichen Überblick über beliebte Softwarelösungen für Gründer und hilft bei der Entscheidungsfindung.

Von Buchhaltung bis Marketing – Tools für den Arbeitsalltag

Routinearbeiten und unternehmensinterne Prozesse können durch die Verwendung der richtigen Tools entscheidend vereinfacht werden. Dadurch können Sie Projekte und Aufträge effizienter und zuverlässiger bearbeiten. Besonders in den folgenden Bereichen kann sich der Einsatz von digitalen Tools und Softwares für Gründer langfristig lohnen:

• Finanzmanagement, Rechnungserstellung und Datenverwaltung
• Projektmanagement, Aufgabenverteilung und Planerstellung
• interne und externe Kommunikation sowie Online-Marketing
• Cybersicherheit und Schutz vor Hackern

Finanzen und Rechnungen professionell verwalten

Tools zur Rechnungs- und Finanzverwaltung sind unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens eine wertvolle Investition, um eine gewissenhafte, vollständige und übersichtliche Buchführung zu gewährleisten. Dabei sorgt eine gute Software für maximale Transparenz sowie Fehlervermeidung und ist dank ihrer meist cloudbasierten Organisation geräteunabhängig online verfügbar. Mithilfe von personalisierten Rechnungsvorlagen, Zahlungsverwaltungen sowie der Möglichkeit, Berichte aus den gesammelten Daten zu erzeugen, gestalten Finanzverwaltungssoftwares die meist unliebsame Tätigkeit der Buchführung einfacher, angenehmer und effizienter. Eine CRM-Software wie Monday oder Salesforce vereinfacht zudem die Verwaltung aller Kundendaten und ihrer Historie, weshalb sie als Ergänzung zu einer Finanz- und Rechnungssoftware bestens geeignet ist. Für das zur Kundenbindung äußerst wichtige E-Mail-Marketing gibt es ebenfalls automatisierte Lösungen, die sich mit der CRM-Software unkompliziert verknüpfen lassen.

Das passende Buchhaltungs-Tool auswählen

Da der Funktionsumfang sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis der etlichen auf dem Markt verfügbaren Rechnungs- und Buchhaltungstools stark variiert, sollten Sie unbedingt auf eine Software setzen, die genau Ihr Anforderungsprofil erfüllt. Während einfach verständliche und strukturierte Angebote wie lexoffice, FastBill oder sevDesk besonders für kleine Unternehmen, Freiberufler und Start-ups geeignet sind, unterstützen die umfangreichen Softwares WISO und Sage die Buchhaltungsabteilungen von mittelgroßen Unternehmen und internationalen Konzernen bei ihrer Arbeit. Welche Unterschiede zwischen den einzelnen Softwaretypen im Detail bestehen und wie sich ein Buchhaltungs-Tool mit Ihrem Steuerberater ergänzen kann, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Strukturiertes Projektmanagement dank intuitiver Tools

Nicht nur in großen Teams ist eine gute Projektorganisation von Vorteil, auch Gründer und kleine Arbeitsgruppen können von den Vorteilen einer speziellen Projektmanagement-Software profitieren. So eignen sich Softwares wie Trello, um eine enge Abstimmung mit Teammitgliedern zu erreichen, Teilaufgaben zu organisieren und den Projektfortschritt stets im Überblick zu behalten. Frei gestaltbare Projektboards mit unterschiedlichen Darstellungsformen und Designs bieten dabei zahlreiche Möglichkeiten, Aufgaben zuzuweisen, Zeitleisten zu erstellen und produktive Konzeptionsmeetings durchzuführen. Dank des cloudbasierten Systems funktionieren Apps wie Trello sowohl im Bürogebäude als auch im Home Office. Von der kostenfreien, aber im Funktionsumfang eingeschränkten Basisversion bis hin zur professionellen, aber kostenpflichtigen Variante bietet die Applikation einen passenden Plan für diverse Teamgrößen und -zusammensetzungen. Die Möglichkeit, bereits genutzte Tools wie Slack oder Google Drive in die Applikation zu integrieren, sorgt zudem für unkomplizierte und nahtlose Arbeitsprozesse.

Safety first – einfache IT-Sicherheitstools für Gründer

Besonders neu gegründete Unternehmen und Start-ups sind zu einem nicht unwesentlichen Teil digital ausgerichtet. Aus diesem Grund gilt es, kriminellen und tückischen Cyberangriffen bestmöglich vorzubeugen. Beim Schutz sensibler und persönlicher Daten kommen Ihnen professionelle Passwortmanagement-Softwares zugute, wobei die gewählte Lösung möglichst unkompliziert in der Anwendung sein sollte. Die typischen Applikationen sind einfach zu bedienen und generieren automatisiert regelmäßig wechselnde Passwörter der höchsten Sicherheitsstufe. Auch Backup- und Antivirus-Programme sind durchaus empfehlenswert, wenn Sie sich als Gründer vornehmlich im digitalen Raum bewegen. Hierfür existieren zahlreiche Open-Source-Lösungen, aber auch kostenpflichtige Apps, die einen erhöhten Sicherheitsstandard versprechen.

Tools mit Bedacht auswählen und Software-Flut verhindern

Auch wenn es verlockend klingt, auf besonders viele Apps und Anwendungen für die unterschiedlichsten Zwecke zurückzugreifen, macht es in vielen Fällen nur wenig Sinn. Werden nämlich zu viele verschiedene Programme genutzt, die sich in ihren Funktionsumfängen möglicherweise auch überschneiden, kommt es schnell zu chaotischen und verwirrenden Umständen. Dies ist der Tatsache geschuldet, dass durch zu viele Tools schnell die Struktur und Übersicht verloren geht, die durch die Verwendung von Apps eigentlich erreicht werden soll. Aus diesem Grund ist es wichtig, auch bewusst auf Softwares zu verzichten, die Sie für Ihr Unternehmen aufgrund der Branche oder der Teamgröße nicht als sinnvoll erachten. Durch die Beschränkung der wesentlichen, in diesem Artikel vorgestellten Tools können Sie zudem hohe laufende Kosten vermeiden, da viele der cloudbasierten Tools für Gründer ausschließlich als Abo-Variante verfügbar sind.

Für Solo-Selbstständige und Ein-Mann-Unternehmen ist beispielsweise Microsoft Teams eher ungeeignet, da der ausgesprochen große Funktionsumfang erst von größeren Arbeitsgruppen voll genutzt werden kann. Ähnlich verhält es sich mit der operativen Projektmanagement-Anwendung Jira, welche in kleinen Unternehmen, die noch in ihren Kinderschuhen stecken, noch nicht notwendig ist. Für den Start ist die bereits vorgestellte Software Trello bestens geeignet, schließlich vereint sie alle für Selbstständige und Neugründer notwendigen Tools zum Thema Projektmanagement. Im Gegensatz zu größeren Lösungen profitieren Sie hierbei auch von einer besseren Nutzerfreundlichkeit, denn mehr Möglichkeiten und Optionen bedeuten im Umkehrschluss meistens auch eine kompliziertere und zeitaufwendigere Benutzeroberfläche.