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So klappt es mit der Prozessoptimierung

So klappt es mit der Prozessoptimierung

Ungünstige Arbeitswege, Werkzeug, das keinen festen Platz in der Werkstatt hat, oder ein unaufgeräumter Arbeitsplatz – Dinge, die im Arbeitsalltag kleine Verzögerungen hervorrufen, können in ihrer Gesamtheit großen Schaden anrichten. Jeder unnötige Gang kostet Zeit, und Zeit ist Geld. Nicht selten genügen kleinste Stellschrauben, um Prozesse zu optimieren und die Ressourcen Mensch und Material zu schonen.

So klappt es mit der ProzessoptimierungLange Zeit war es vor allem die Aufgabe des Qualitätsmanagements, sich in Betrieben mit Prozessoptimierung zu befassen. Heute ist in vielen Unternehmen mittlerweile die Erkenntnis durchgedrungen, dass ein sinnvolles Prozessmanagement alle Ebenen betrifft. Dies schließt auch die strategische Ebene ein. Was genau ist aber eigentlich unter dem Begriff zu verstehen?

Definition von Prozessoptimierung

Das Versicherungsmagazin versteht darunter die „Verbesserung von Geschäftsprozessen in Bezug auf Ihre Wirtschaftlichkeit und Serviceorientierung“. Grundlage für das Gelingen dieser Managementaufgabe ist die Überwindung strikter Hierarchie-Vorstellungen. Nicht mehr Aufbau-, sondern Ablauforganisation ist hier gefragt. Eine Denkweise, die vielen Angestellten – und oft auch der Geschäftsleitung – häufig noch schwerfällt.

Während ein bürokratisches Denken darauf besteht, Arbeitsabläufe in der definierten Reihenfolge einzuhalten, unabhängig davon, ob diese noch angemessen ist, wird bei der Prozessoptimierung geprüft, wie die bestehenden Prozesse verbessert werden können. Es ist folglich eine umfangreiche Analyse notwendig, in der die primären Ziele des Unternehmens nicht aus den Augen verloren werden dürfen.

Warum Prozessoptimierung oft schwierig ist

Um die Prozessoptimierung erfolgreich durchzuführen und nicht auf der Ebene der Analyse stecken zu bleiben, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Mehrere Faktoren können sonst das Gelingen verhindern, zum Beispiel:

  • die mangelnde Bereitschaft, etwas an Gewohnheiten zu ändern,
  • die Angst der Mitarbeiter, durch Veränderungen am Arbeitsplatz selbst überflüssig zu werden,
  • die „Optimierung“ im Hinblick auf das falsche Ziel,
  • die Betriebsblindheit, die dazu führt, dass Mängel nicht mehr wahrgenommen werden.

Zwei Schritte können helfen, diese Faktoren auszuhebeln:

  1. Die Sensibilisierung der Mitarbeiter, um ihnen die Angst zu nehmen und Bereitschaft zur Veränderung zu wecken.
  2. Der Blick von außen. Berater, die nicht in die Prozesse des Unternehmens eingebunden sind, sehen mehr.

Unser Rat: Denken Sie bei der Prozessoptimierung unbedingt immer auch an technische Unterstützungen – maßgeschneiderte Software-Lösungen sind beinahe in allen Branchen und Unternehmensabteilungen einsetzbar.

Ziele definieren

Zudem sollten die wichtigsten Ziele des Unternehmens im Vorfeld klar definiert werden. Dies kann auch während der Analysephase zum Beispiel in Form von Kennzahlen geschehen. Bestehende Prozesse werden nun herausgearbeitet und Schwachstellen auf diese Weise transparent gemacht. Je besser die Mitarbeiter auf das Vorhaben vorbereitet sind, desto eher werden sie sich auch in den Optimierungsprozess einbringen.

Eines sollte jedem Unternehmer klar sein: Prozessoptimierung ist nicht mit wenigen Tagwerken getan, es ist ein fortlaufendes Projekt. Ist die richtige Denkweise einmal im Betrieb etabliert und der Blick geschärft, wird die Optimierung von Prozessen schnell zum unverzichtbaren Instrument im Unternehmensalltag.

Bild: © istock.com/Nikada

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