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So vereinfachen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen

Prozesse im Unternehmen vereinfachen

Ihr Unternehmen ist Ihr Kapital. Für den Kapitalstrom wiederum sind bestimmte Faktoren unerlässlich. Abgesehen von dem Produkt oder der Dienstleistung selbst kommt es auch auf Ihre unternehmensinternen Prozesse an. Bestimmte Abläufe lassen sich effektiver koordinieren, Ausgaben für diverse Anschaffungen sind häufig unkompliziert zu verringern. Welche Methoden Sie sich zukünftig zur Maximierung von Zeit und Kapital auf jeden Fall umsetzen sollten, erfahren Sie hier.

Abgesehen von der Minimierung von Kosten spielt beim Unternehmenserfolg auch der Zeitfaktor eine tragende Rolle. Im Rahmen der Digitalisierung haben Sie als Unternehmensleiter die Gelegenheit die für organisatorische und logistische Zwecke eingesetzte Zeit um ein Vielfaches zu verringern. Dadurch benötigen Sie weniger Personal und haben gleichzeitig mehr Raum für die Erledigung anderer Arbeiten.

Mehr Zeit dank automatisierter Prozesse

Immer mehr Firmen spezialisieren sich auf die Erstellung einer Software, welche Privatpersonen und Firmen den Alltag erleichtert. Eines der wichtigsten Programme offeriert die automatische Rechnungserstellung. Die Integration sämtlicher Firmen- und Kundenkontakte erlaubt eine rasche Zuordnung und somit eine erleichterte Rechnungserstellung. Zudem besteht die Möglichkeit Rechnungen Rabatte oder auch Mahngebühren zuzufügen.

Einige Programme dieser Art haben einen vollautomatisierten Mahnungsprozess. Dieser greift, wenn der Abonnent der Rechnungssoftware das System mit dem eigenen Konto verbindet. Ist der vom Kunden ausstehende Betrag im Rahmen der ausgemachten Zahlungsfrist eingetroffen, vermerkt das System den Eingang. Blieb die Zahlung hingegen aus, erstellt die Software einen Mahnbescheid und sendet diesen an den Kunden.

Zu jeder Zeit gut ausgestattet

Zahlreiche Büromaterialien stellen Verbrauchsgüter dar. Dieser Verbrauch ist zwingend zu überwachen. Das Versäumen einer rechtzeitigen Aufstockung von Druckerpapieren, Stiften, Zetteln und Briefumschlägen verhindert einen zwischenzeitlichen Ausfall in der Firma. Allerdings fällt es vielen schwer alle Verbrauchsgüter im Überblick zu behalten. Anbieter von Büromaterialien haben das Problem erkannt und reagieren mit einer neuartigen Idee, die sich vor allem im Bereich des Druckes bezahlt macht.

Gerade druckintensive Unternehmen müssen die Menge der Tinte in den Druckern dauerhaft im Überblick behalten. Ein ausgereiftes Drucksystem (z.B. HP Instant Ink) bietet sich an. Es erhält bei niedrigem Tintenstand eine automatische Benachrichtigung und beliefert das Unternehmen selbstständig erneut mit der benötigten Tinte. Dafür stehen Ihnen als Unternehmer verschiedene – speziell auf Ihre Bedürfnisse – zugeschnittene Abo-Pakete bereit. Praktisch, denn so legen Sie selbst fest, wie viel Sie monatlich ausgeben wollen.

Außerdem: In der Regel ist auch der Rückversand der leeren Patrone integriert. Sie müssen sich nicht um die Entsorgung kümmern und tragen zum Erhalt der Umwelt bei, da die leeren Patronen zur Wieder-Befüllung dienen.

Nutzung kostenloser Vernetzungsprogramme

Kooperieren Sie mit Ihren Kunden oder mit anderen Unternehmen und wünschen sich einen schnelleren Ablauf der Kommunikation? Dann setzen Sie auf keinen Fall lediglich auf E-Mail-Anbieter. Vor allem bei der gemeinsamen Arbeit an größeren Projekten oder an Dokumenten nutzen Sie besser die Möglichkeiten des Anbieters Google. Dieser stellt Ihnen kostenfreie Programme mit hohem Mehrwert bereit.

Mit Google Drive haben Sie einen kompetenten Partner an der Seite, mit dessen Hilfe Sie Daten perfekt organisieren und mit anderen Mitarbeitern oder kooperierenden Firmen teilen können. Absolutes Highlight: Sie haben die Gelegenheit in Echtzeit am Dokument zu arbeiten und sehen auch, wenn Ihr Mitarbeiter online ist und jeweilige Dokumente bearbeitet. Abgesehen von Schriftstücken lassen sich mit Google Drive auch größere Dateien wie Videos oder Bilder abspeichern und verändern.

Projektmanagement – leicht gemacht

Jedes Projekt braucht eine Struktur. Diese anzufertigen und im Unternehmen für alle Bearbeiter sichtbar anzubringen, ist nicht mehr zeitgemäß. Weiterhin bleibt dabei unklar wer welche Aufgaben bereits bearbeitet hat. Das verkompliziert die Arbeit im Projekt. Absprachen und Erneuerungen sind schwierig zu treffen beziehungsweise festzulegen. Beteiligen sich viele Mitarbeiter an einem Projekt, ist der physische Plan zu unübersichtlich und schafft Verwirrung. Zudem entfällt die Möglichkeit die Mitarbeiter und ihre Fortschritte aktiv zu kontrollieren.

Anders sieht es bei Verwendung einer Software aus. Programme wie Trello organisieren die komplette Projektwoche. Alle Mitarbeiter können sehen, wer bereits wie weit vorangekommen ist und welche Abläufe noch zu erledigen sind. Dabei können Sie Aufgaben verschiedene Parameter zuordnen. Diverse Symbole erleichtern das Auffinden bestimmter Tätigkeiten und sobald die Arbeit beendet ist, ist diese markiert.

Jede beteiligte Person weiß zu jeder Zeit, was zu tun ist. Ausreden haben keine Chance! Ein solches Programm erhöht zugleich das Gemeinschaftsgefühl und wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus. Darüber hinaus sind derartige Programme intuitiv nutzbar, Mitarbeiter brauchen keinerlei Vorkenntnisse dafür.

Foto: TeroVesalainen/pixabay

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