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Wertvolle Firmenunterlagen sicher verwahren

Safe

Wie können wichtige Daten und Firmenunterlagen – sowohl digital als auch in Druckform – vor Diebstahl, Technikversagen, Viren oder Natureinflüssen bewahrt werden?

SafeViele Unternehmen müssen riesige Datenmengen verwalten und aufbewahren. Werden Teile davon zerstört, bedeutet das in den meisten Fällen eine Menge Ärger und Arbeit, die auch mit finanziellen Verlusten in unterschiedlicher Höhe einhergeht. Im schlimmsten Fall kann eine Firma aber auch völlig ruiniert werden. Bei Überlegungen um die Datensicherheit unterscheidet man verschieden wertvolle Dokumente:

  • Nicht jede E-Mail-Korrespondenz ist später noch von Interesse. Der Verlust solcher Daten verursacht nur geringen Schaden.
  • Werden aktuell verwendete Dateien mit Kundeninformationen, Aufträgen und Inhalten zu Produkten und Dienstleistungen zerstört oder entwendet, bedarf es ggf. großem Aufwand, diese wiederherzustellen.
  • Für andere Unterlagen besteht das Finanzamt auf einer Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Kann diese nicht mehr eingehalten werden, kommt es möglicherweise zu steuerstrafrechtlichen Ermittlungen.
  • Die größte Angst gilt häufig hochsensiblen Dokumenten mit einzigartigen, innovativen Inhalten, die von Datenspionage betroffen sein könnten. Werden sie entwendet, ist nicht nur das eigene Unternehmen geschädigt, sondern gleichzeitig auch die Konkurrenz gestärkt.

 

Lösungen für mehr technische Sicherheit

Da heute beinahe alles über den PC läuft, ist es wichtig, regelmäßig Sicherungskopien zu erstellen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren. Um die Sicherheit der Technik zu erhöhen, kann man zahlreiche Möglichkeiten vom Virenscanner über Schattenkopien bis hin zur Speicherung auf einer internen gespiegelten Festplatte nutzen. Man kann mit dieser Aufgabe auch spezialisierte IT-Sicherheitsunternehmen betrauen. Die Auslagerung in die Cloud hilft, Daten ortsunabhängig festzuhalten, sodass man auf diese auch dann noch zugreifen kann, wenn etwa durch einen Brand oder eine Überschwemmung die Firmengeräte unbrauchbar werden. Man sollte sich dabei aber unbedingt an seriöse Anbieter wenden, damit gleichzeitig keine Gefahr von anderer Seite droht.

Gut geschützt in einem Safe

Einige wertvolle Unterlagen liegen aber auch in der heutigen Zeit noch in Papierform vor. Außerdem sind Kopien auf externen Festplatten und USB-Sticks nur sinnvoll, wenn diese wiederum an einem sicheren Platz aufbewahrt werden. Dazu kommen erste räumliche Modelle und Prototypen, die nicht an die Öffentlichkeit gelangen sollen, sowie Banknoten, Goldbarren und Wertgegenstände, die man vor Diebstahl schützen will. All diese können hervorragend in einem hochwertigen Tresor untergebracht werden. Den gibt es in unterschiedlichen Größen und Ausführungen. Verschließbare Aktenschränke sind beispielsweise – wie hier – auch mit Feuerschutz erhältlich. Außerdem können mittlerweile auch schlanke Modelle erworben werden, die sich auch in vorhandenen Schränken unterbringen lassen und so nicht dem Einrichtungsstil der Büroräume widersprechen.

Damit die Hausratversicherung im Fall von Diebstahl zahlt, muss aber auf einige Aspekte Rücksicht genommen werden. Grundsätzlich ist Bargeld je nach Versicherungsanbieter nur bis zu einem Betrag von etwa 1.000 Euro, Schmuck und Ähnliches bis 20.000 Euro versichert, wenn es außerhalb eines Safes lagert. Bei der Einlagerung im Tresor erhöhen sich die Summen deutlich. Dafür muss dieser aber bestimmte Sicherheitsstufen vorweisen. Er muss entweder professionell im Boden oder an der Wand verankert sein oder mindestens 200 Kilo wiegen.

Fazit

Als Alternative zum Safe vor Ort bieten sich für Wertsachen, die nur selten benötigt werden auch Bankschließfächer an, für die Miete gezahlt werden muss. Prinzipiell muss aber je nach Situation individuell die sinnvollste und rentabelste Lösung gefunden werden.

Foto: © VTT Studio – Fotolia.com

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