Digitalisierung ist ein Thema, dass die Medien schon seit einigen Jahren beherrscht. Doch erst jetzt sehen viele Unternehmen den Sinn hinter diesem Trend. Corona sorgte dafür, dass global eine Ausgangsperre herrschte und Reisen undenkbar waren. Das Internet sowie digitale Prozesse rückten damit enorm in den Fokus der Welt. Schnell entstand ein Bewusstsein dafür, wie stark digitale Abläufe das Leben und die Arbeit bereichern. Ein Einblick in die Bedeutung der Digitalisierung und Ausblicke darauf, welche Programme dafür notwendig sind.

Warum die Wirtschaft sich mit Digitalisierung auseinandersetzen sollte

Digitalisierung bedeutet erst einmal grundlegend, dass manuelle Prozesse in einem Unternehmen mithilfe von Computerprogrammen ablaufen. Die Geschichte der Digitalisierung begann daher bereits bei der Einführung der ersten Computer. Warum sich jedes Unternehmen unbedingt mit dem Thema beschäftigen sollte, zeigt eine aktuelle Umfrage.

Daher sollten sich Firmen zuerst einmal bewusst machen, inwieweit sie bereits ihre Abläufe digitalisiert haben. Laufen Produktionen digital und arbeitet man schon mit Programmen, die einem den Arbeitsalltag erleichtern? Es gibt viele Bereiche in der Wirtschaft, die man digitalisieren kann. An manche, simple Umsetzungen denkt man eventuell gar nicht, da man sie schon immer auf dieselbe Art ausgeführt hat.

Ein Beispiel dafür ist die Buchhaltung. Ein Mitarbeiter führt diese händisch und reicht die Steuererklärung per Post ein. Wie optimiert man diesen Vorgang digital?

Man führt die gleichen Abläufe aus, jedoch am Computer und leitet die Ergebnisse per E-Mail weiter. Dieses Beispiel kann man noch weiterführen, indem der zuständige Kollege nun eine spezielle Buchhaltungssoftware verwendet. Hierbei muss der Angestellte nicht einmal eine spezielle Ausbildung haben, um die steuerlichen Hintergründe zu verstehen. Das System übernimmt selbst die Berechnungen und macht keine Fehler. 

Welche Programme sind bei einer Digitalisierung notwendig?

Dieser Fall zeigt gleichzeitig, warum viele Unternehmen vor einer vollständigen Digitalisierung Angst haben: Die Betriebe fürchten, dass der Computer den Menschen vollständig ersetzt. Die gleichen Befürchtungen kannte schon das Zeitalter der Industrialisierung. Diese Bedenken waren bisher jedoch immer unbegründet. Digitalisierte Vorgänge sollen Firmen unterstützen und ihnen das Arbeiten erleichtern.

Dafür gibt es essentielle Programme, die jeder Betrieb einführen bzw. erneuern sollte:

• CRM-Systeme               System für die Kundenpflege
• ERP-Systeme                Kaufmännisches Verwaltungssystem, das alle

unternehmensrelevanten Prozesse beherrscht und verknüpft

Was für Voraussetzungen braucht man?

Um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter einen uneingeschränkten Zugriff auf diese Programme haben, sollten moderne Computer oder Laptops vorhanden sein. Durch Refurbishing ist dies auch bei einer großflächigen Anschaffung kostengünstig möglich. Dabei kaufen Firmen gebrauchte, aber dennoch leistungsstarke, Geräte.

Zudem musss der Betrieb seine Mitarbeiter schulen, damit diese die Funktionen der neuen Software nutzen können. Daher sollte man bei der Wahl des Systems auf eine einfache Oberfläche setzen, damit die Einarbeitung schnell und reibungslos abläuft. Die Anwender sollten die Programme ohne Probleme bedienen können, damit sie diese auch dauerhaft nutzen.

Welche Funktionen braucht jeder Betrieb?

• Buchhaltung
• Marketing
• Personalabteilung
• Logistik
• Controlling

Die Programme helfen jedem Unternehmen individuell, jedoch gibt es Funktionen, die für alle essentiell sind. Bleiben wir bei einem Beispiel für eine branchenübergreifende Funktion: bei der Buchhaltung. Wie bereits erläutert, sind die Vorteile dieses Moduls, dass sie Aktenschränke und Papierberge ersetzt. Um diese Software perfekt zu nutzen, ist es ratsam, eine Online-Lösung zu verwenden. Der Anbieter updatet die Software automatisch, weshalb die aktuellsten Gesetzesänderungen sofort in das Programm einfließen. Damit ist man immer auf dem neusten Stand der Gesetze. Zudem bietet es einem die Möglichkeit, mit mobilen Endgeräten unterwegs darauf zuzugreifen. Integrierte Schnittstellen führen zusätzlich dazu, dass das Finanzamt und der Steuerberater die aktuellen Zahlen erhalten. Damit kann man Fristen leicht einhalten.

Fazit

Digitalisierung ist nicht nur ein Trend in den Medien, sondern eine geeignete Möglichkeit, um effizienter und flexibler zu arbeiten. Um sich mit der Digitalisierung des eigenen Unternehmens zu beschäftigen, ist es nie zu spät. Bereits kleine Schritte führen in die richtige Richtung. Man muss jederzeit offen für neue Entwicklungen sein, denn ein modernes Unternehmen ist sowohl für Kunden als auch für Angestellte attraktiver und festigt die Wettbewerbsfähigkeit langfristig.