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Digitale Personalakte: Schluss mit Aktenschleppen und Papierbergen

Einführung digitale Personalakte

Die digitale Personalakte spart Zeit und Kosten. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen Ihre Akten digitalisieren. Worauf Sie bei der Einführung achten müssen.

Einführung digitale PersonalakteSchluss mit Aktenschleppen und Papierbergen – das verspricht die digitale Personalakte. Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung der entsprechenden Systeme ist die digitale Personalakte inzwischen auch für kleine und mittelständische Unternehmen leicht realisier- und vor allem bezahlbar. Darüber hinaus steigert ihre Einführung die Effizienz und damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die bisherigen Akten werden einfach in das neue System eingescannt, sodass Personaler ebenso wie berechtigte Mitarbeiter jederzeit auf benötigte Daten zugreifen und diese gegebenenfalls bearbeiten können.

Die Vorteile der digitalen Personalakte

Und noch ein Vorteil: Die digitale Personalakte ist wesentlich sicherer als ihr Vorgänger aus Papier. Der Schutz vor dem Zugriff Unbefugter ist dank ausgefeilter Sicherungssysteme und differenziertem Berechtigungsmanagement noch stärker gegeben.

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte werden also folgende Ziele erreicht:

–    Effizienzsteigerung und Zeitgewinn
–    Kostensenkung
–    Auflösung des Papierarchivs
–    Optimierung der Aktenstruktur
–    verstärkter Datenschutz

Einführung digitaler Personalakten

Allerdings steht mit der Umstellung der digitalen Akte erst einmal viel Arbeit ins Haus. Je nach Umfang des zu digitalisierenden Materials kann die Vorbereitung mehrere Wochen dauern. Da nur ein kleiner Kreis von Mitarbeitern mit den Daten in der digitalen Personalakte vertraut sein darf, stellt sich oftmals die Frage, ob genügend Ressourcen und die technischen Mittel für den Digitalisierungsprozess zur Verfügung stehen. Unter Umständen ist die Beauftragung einer externen Firma ratsam.

Doch egal, ob die Digitalisierung in Eigenregie oder extern durchgeführt wird, zunächst sollte das Material gründlich aussortiert werden. Dabei sei ebenso an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gedacht, als auch daran, dass eine Personalakte so dünn wie möglich sein sollte.

Die Wahl des passenden Anbieters

Bei der Wahl der passenden Software-Lösung spielt der Kostenfaktor sicherlich eine Rolle. Optimal ist jedoch eine integrative Lösung, die mit dem Lohnabrechnungssystem verbunden ist. Wichtig zu wissen ist auch, welche Unterstützung der Anbieter während der Einführungsphase und darüber hinaus leistet. Ist die Software ohne großen Schulungsaufwand nutzbar? Und ist sie modular aufgebaut, sodass nicht alles auf einmal eingeführt werden muss?

Ist ein Anbieter gefunden, geht es an die Digitalisierung. Hierzu müssen die Kategorien der einzelnen Akten überdacht werden. Möglicherweise hilft eine völlig neue Ordnerstruktur für eine bessere Übersicht. Mehr als acht Kategorien sollte eine digitale Personalakte allerdings nicht haben.

Archivierungsprozess mit Zukunft

Denn auch künftig kommen immer wieder neue Personalakten und Daten hinzu oder müssen vernichtet werden. Somit gilt es, den Archivierungsprozess in den Arbeitsalltag zu integrieren und bereits im Vorfeld zu klären, wer mit dieser Aufgabe vertraut sein soll. Die regelmäßige Datensicherung darf ebenfalls nicht vergessen werden – hier sollte festgelegt werden, wer wann welche Daten sichern muss.

Ein wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Damit eine digitale Akte wirklich sicher ist, muss das Unternehmen festlegen, welche Mitarbeiter zu welchen Daten Zugriff erhalten, welche diese scannen, bearbeiten oder nur einsehen dürfen.

Auch über die Vernichtung der bisherigen Akten sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen. Diese dürfen nicht einfach im Papierkorb landen, sondern sollten so vernichtet werden, dass kein Dritter mehr Zugriff auf sie bekommt.
Sind alle diese Fragen jedoch erst einmal geklärt, können sich Unternehmen über einen wesentlich effizienteren HR-Workflow freuen – und den Aktenbergen für immer Adieu sagen.

Foto: flickr: EvelynGiggles

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